Эта статья разбирает основные виды ЭДО и когда применять каждый из них на различных этапах деятельности. Вы поймете, какие решения и документы входят в каждый вид электронного документооборота, как работает согласование и подписание документов, какие требования к электронной подписи для разных участников и сторон, как выбрать нужное решение под размер вашей организации и потребности. Узнаете разницу между облачными платформами и локальными решениями, между готовыми системами и кастомной разработкой под специфику вашего бизнеса. После прочтения будете точно знать, какой вид электронного документооборота действительно решает проблему хаоса в вашей компании, и какой риск потратить ресурсы на неправильное внедрение системы и переход на ЭДО.
Что такое электронный документооборот и зачем он нужен
Сотрудник ищет контракт в почте полтора часа, бухгалтер ждёт счета, никто не знает, где лежат нужные документы и файлы в системе. Помогает электронный документооборот — это система управления электронными документами в защищённом цифровом формате с юридической значимостью и современными технологиями. ЭДО автоматизирует весь путь: создание документов, согласование с контрагентами и партнерами, подписание электронной подписью с помощью удостоверяющего центра, архивирование и длительное хранение документов. Электронные документы не теряются. Каждый документ получает статус, видно его этап и маршрут исполнения, найти файл можно за секунды вместо часов поиска в папках и ящиках.
Почему это критично для компании? Электронный документооборот решает четыре основные боли и проблемы бизнеса. Первое — скорость: время поиска и согласования документов может сократиться до 40 процентов по сравнению с бумажными процессами. Второе — информационная безопасность: контроль доступа, аудит действий, защита персональных данных, соответствие требованиям конфиденциальности и нормативным актам о закупках и обработке сведений. Третье — юридическая значимость: электронная подпись перед государственными органами и органами ФНС имеет ту же силу, что бумажная подпись в документах на бумаге. Четвёртое — согласование документов работает параллельно в системе электронного документооборота, все видят статус операции, не нужны письма и ожидания ответов в электронной почте. Компания из ста человек внедрила такой электронный документооборот и за два месяца исключила потери контрактов и значимых документов. Окупаемость обычно 6–12 месяцев при правильном внедрении и интеграции с учетной системой.
Правильный выбор вида электронного документооборота сэкономит до 40% времени на поиск и согласование документов, сократит число ошибок и повысит информационную безопасность
Из статьи
Основные виды электронного документооборота
Электронный документооборот работает по-разному в зависимости от типа документов, видов документов и участников процесса взаимодействия. По назначению в статье выделены пять видов ЭДО: внутренний, внешний, кадровый, бухгалтерский и управленческий. Внутренний ЭДО используется для обмена служебными записками, приказами, инструкциями и распоряжениями между подразделениями компании и структурами. Во внутреннем электронном документообороте участвуют только сотрудники одной организации, и ЭДО этого типа не требует согласования с внешними сторонами и партнерами.
Служебные записки в системе ЭДО попадают одновременно руководителю, согласование происходит параллельно без задержек, электронный архив организуется автоматически при помощи программного обеспечения. Раньше бумажная служебная записка ходила неделю в папках по кабинетам, в электронном виде это займет часы и ускорит рабочие процессы. Внешний документооборот управляет документооборотом между компанией и её контрагентами, поставщиками и заказчиками, клиентами.
Здесь используются счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, акты сверки взаиморасчётов и иные первичные документы. Внешний ЭДО требует поддержки качественной электронной подписи, поскольку документы приобретают юридически значимый статус перед государственными органами и органами ФНС. Обмен документами с контрагентами в такой системе ЭДО происходит автоматически: счет отправляется, получается, подписывается обеими сторонами, хранится в защищенном электронном архиве.
Кадровый электронный документооборот направлен на управление трудовыми договорами, приказами об увольнении, табелями рабочего времени, согласием на обработку персональных данных сотрудников и инструктажами по охране труда. Кадровый ЭДО особенно критичен на предприятиях с большим штатом и персоналом, где возможны ошибки при оформлении кадровых документов и увольнении сотрудников. Этот вид ЭДО интегрируется с системой электронного расчета зарплаты и фондами, поэтому приказ об увольнении сразу отражается в расчётах и уменьшает число ручных операций.
Бухгалтерский электронный документооборот обслуживает первичные документы и формализованные документы: накладные, акты, счета, универсальный передаточный документ (УПД) и документы о движении товаров. Бухгалтерский ЭДО требует интеграции с налоговой системой ФНС и использования специальных форматов для отправки и сдачи отчетности в налоговую инспекцию и органы. Управленческий ЭДО содержит протоколы совещаний, планы, проекты приказов — документов, нужных для согласования решений между руководством и отделом продаж.
Этот вид электронного документооборота обычно работает в закрытой системе компании, без обмена электронными документами с внешними участниками. Каждый вид системы ЭДО имеет особые требования к интеграции и технологии: внешний ЭДО должен обмениваться данными с партнёрами в электронной форме, кадровый требует связи с фондами и органами, бухгалтерский нуждается в согласовании с ФНС и регулирует налоговую отчетность.
Правильный выбор видов электронного документооборота зависит от размера и типа бизнеса компании и направления деятельности. Розничная торговля выбирает прежде всего внешний ЭДО для работы с поставщиками и клиентами, так как большая часть операций происходит через обмен документами с контрагентами и взаимодействие в сделках. Производство инвестирует в кадровый и бухгалтерский документооборот ЭДО, потому что эти процессы наиболее трудозатратны и требуют точности оформления и исполнения. Правильно внедрённый электронный документооборот обеспечивает контроль доступа, защиту персональных данных сотрудников, электронное хранение архивов и логирование всех действий в системе. Система ЭДО позволяет найти нужный документ за секунды вместо часов поиска в папке и ящиках организации. Внедрение подходящего вида электронного документооборота для своей компании может ускорить рабочие процессы до 40 процентов и исключает риск потери важных документов и контрактов, а также помогает компаниям в управлении активами.
Как выбрать и внедрить систему электронного документооборота
Выбор системы электронного документооборота и сервисов ЭДО зависит от размера компании, типа бизнеса и заданных целей. Компаниям до 100 сотрудников подходит облачное ЭДО с поддержкой электронной подписи от аккредитованных удостоверяющих центров и интеграции с информационными системами учета и операций. Розничная сеть, внедрившая внешний ЭДО для работы с поставщиками и обмена электронными документами, ускорила обработку документов на 30 процентов и снизила число ошибок в счетах на 95 процентов при точности и контроле. Организации среднего размера выбирают интегрированное ЭДО с масштабируемостью и поддержкой обслуживания персональных данных согласно политике обработки персональных данных и локальным нормативным актам компании. Юридическая фирма сократила согласование и подписание договоров после внедрения управленческого ЭДО — с недели на день в работе с документами. Крупные компании и предприятия инвестируют в корпоративное ЭДО с двухфакторной аутентификацией, шифрованием и журналом аудита действий и проверки всех операций.