Выбирайте правильную архитектуру разделов портала на этапе разработки и первоначального внедрения корпоративного портала в компании. Почему это так важно? Переделка архитектуры позже обходится в разы дороже и занимает месяцы. Нужны миграция контента, пересоздание прав доступа, переучивание сотрудников, поправка интеграций с другими системами и мобильными приложениями. Это дорого, это долго, это деморализует как пользователей, так и администраторов портала компании.
Поэтому дальше разберём каждый из пяти подходов с конкретными примерами из реальных компаний и кейсами успешного внедрения портала. Покажем, как выглядит главная страница портала в IT-компании, какую структуру разделов портала выбирают в банках, как её организовать на производстве. Посмотрим на конкретные кейсы успешного использования: какие ошибки делают компании при внедрении портала и как их решить для достижения целей и KPI. Это поможет вам выбрать подходящую структуру разделов портала и запустить его без дорогостоящих переделок, обеспечив эффективный доступ к информации на корпоративном портале в вашей организации.
Пять типовых структур разделов корпоративного портала с кейсами реальных компаний
Любой корпоративный портал можно построить по пяти основным моделям. Функционально-центричная разбивает содержание по отделам и подразделениям: HR, IT, Финансы, Продажи, работает для 100–2000 сотрудников компании. Процесс-центричная выстраивает разделы вокруг бизнес-процессов: онбординг новых сотрудников, управление проектами, планирование и текущие проекты. Комбинированная смешивает оба подхода и создает разные разделы портала по должностям и ролям — полезна, когда разные сотрудники ищут различные данные и нуждаются в персонализированном контенте и информации.
Сотрудник-центричная организует контент под типы людей и персоны: новые сотрудники, удаленные работники, офисные сотрудники, рабочие, менеджеры видят только релевантное содержание и обучающие материалы для выполнения своих задач. Коммуникационно-центричная делит портал по форматам контента: новости, объявления, события, база знаний, вопросы и ответы, обучающие материалы для развития и внутренней коммуникации, позволяет сотрудникам получать уведомления об обновлениях жизни компании.
На практике: IT-компания 500+ построила комбинированный портал как социальную сеть для рабочего пространства, где разработчики находят инструменты совместной работы и управления проектами, менеджеры видят бизнес-процессы и ключевые задачи для выполнения работ. Банк 1000+ выбрал комбинированную структуру портала с защитой персональных данных — разные разделы для разных ролей, где каждый видит только необходимую и конфиденциальную информацию без согласия на обработку персональных данных других сотрудников. Производство 2000+ использует сотрудник-центричный подход: рабочие видят разделы безопасности операций, офисные сотрудники компании — процессы и текущие проекты, руководители и администраторы получают доступ ко всем разделам портала. E-commerce 300 человек выбрал коммуникационно-центричный портал, где корпоративные новости, события из жизни компании, объявления и обучающие материалы создают единое рабочее пространство и укрепляют внутренние коммуникации между всеми сотрудниками компании.
80% сотрудников компании портал почти не используют
Из статьи
Критические ошибки при структурировании разделов портала и способы их исправления
Парадокс большинства корпоративных порталов в том, что даже после выбора правильной типовой структуры команда совершает критические ошибки в реализации, которые полностью обесценивают портал. Семьдесят процентов организаций создают структуру с излишней глубиной — пять, шесть, семь уровней вложенности, где информацию размещают в разных разделах портала без единой логики и единого стандарта. Сотрудник проводит пять-десять минут, испытывая трудности и теряя критическое время на поиск одного документа, вместо того чтобы сосредоточиться на выполнении своих задач. Люди теряются в портале, поиск информации становится утомительным, и доступ к информации на корпоративном портале теряет всякий смысл, влияя на результаты компании и эффективность работы.
На практике: в фармацевтической компании 800 сотрудников поиск нужной информации в корпоративном портале занимал в среднем восемь минут на один документ, что привело к полному отказу от портала и потере доступа к критически важным материалам и инструкциям.
Вторая типичная ошибка — дублирование контента и версии файлов. Одна инструкция размещена в трех разных разделах портала, версии расходятся, люди не знают, какие версии актуальные и надежные. Третья ошибка — структура разделов портала не соответствует реальным потребностям и логике мышления пользователей. Компания создает раздел про бизнес-процессы, но новый сотрудник ищет «С чего начать?», удаленный работник ищет нужные инструменты и как получать уведомления об обновлениях через мобильные приложения, менеджер ищет инструкции по управлению командой и текущие проекты — и в портале этого нет.
Четвертая критическая ошибка касается безопасности и прав доступа — критически важного вопроса. Без четких прав доступа по ролям все видят конфиденциальную информацию, политику конфиденциальности, персональные данные коллег, закрытые проекты и зарплатные реестры. Это создает серьезные проблемы и нарушает доверие в организации, требующие согласия на обработку персональных данных и соответствия регламентам безопасности.
Пятая ошибка — статическая архитектура портала, которая не способна адаптироваться к росту компании и развитию корпоративного портала в ближайшее время. Когда организация расширяется с трехсот до тысячи сотрудников, разделы портала требуют полной переделки управления корпоративным порталом, вместо того чтобы быть спроектированными по модульной архитектуре с возможностью расширения без переделки с нуля и развития компании, укрепления корпоративных ценностей и создания духа сотрудничества. Это дорого, это долго, это деморализует и пользователей, и администраторов.
Шестая ошибка — отсутствие качественных инструментов для поиска информации и удобной навигации на портале. Портал без полнотекстового поиска, облака тегов, фильтров и подсказок создает проблемы. Каждый сотрудник вручную кликает по разделам портала, что резко снижает эффективность базы знаний портала и заставляет использовать другие источники и каналы коммуникации.
Каждую ошибку можно исправить конкретными действиями и решениями для повышения эффективности работы. Ограничьте структуру портала двумя-тремя уровнями вложенности и внедрите мощный полнотекстовый поиск информации, удобные фильтры, теги и подсказки — это позволит каждому сотруднику компании быстро находить нужную информацию и необходимые файлы для вашей работы и сэкономит время на поиск. Дублирование контента устраняют единым хранилищем документов с четкой версионностью и актуальностью версий файлов, администратором портала, ответственным за содержание и администратором, ответственным за актуальность и обновления.
Несоответствие потребностям пользователей решают аудитом поведения различных категорий сотрудников портала и перестройкой разделов вокруг реальных сценариев: новый сотрудник с первого дня работы, удаленный работник предприятия, руководитель подразделения и офисный персонал, друг друга поддерживающие через портал.
Конфиденциальность защищают настройкой четких прав доступа по должностям и ролям с автоматическим скрытием контента по профилю пользователя и групп, обеспечивая соответствие обработке персональных данных. Масштабируемость обеспечивает модульная и гибкая архитектура портала, которая расширяется без переделки управления корпоративным порталом с нуля, обеспечивая развитие корпоративного портала и адаптацию сотрудников при расширении.
И, наконец, внедрите качественные инструменты поиска информации: полнотекстовый поиск со спеллчеком, облако актуальных тегов, подсказки и breadcrumbs для удобной навигации — это критически важный фундамент для любого интранет-портала и внутреннего сайта компании.
Как выбрать и внедрить подходящую структуру разделов портала в вашей компании
На основе этого анализа выбирайте одну из пяти типовых структур портала и определяйте персонализированные содержание и контент для каждой роли и должности — что видят новые сотрудники в первый день работы, что доступно удаленным работникам и офисным сотрудникам, что видят менеджеры разных подразделений и руководители в портале. Настройте права доступа по ролям и должностям с четкой иерархией администратора, редактора и читателя, чтобы каждый сотрудник получал только необходимое и полезное содержание и информацию, а конфиденциальные документы портала и персональные данные оставались защищены от несанкционированного доступа.
Внедрение корпоративного портала в компании начинайте с пилотного запуска на одном подразделении — собирайте обратную связь от персонала и адаптируйте разделы портала под реальные потребности сотрудников перед масштабированием на всю организацию.
Примеры структур для разных типов компаний ускорят процесс внедрения портала и развитие портала для сотрудников: для IT-компании из 500+ сотрудников используйте комбинированную архитектуру портала с базой знаний и обучающими материалами для управления различными проектами; для банков добавьте compliance-разделы и необходимые регламенты по управлению персональными данными и согласованию заявок; для производства внедрите портал для сотрудников с приоритетом безопасности производственных операций; для e-commerce и интернет-магазинов развивайте коммуникационно-центричный портал с корпоративными новостями, объявлениями и доской объявлений, информацией о текущих проектах компании и вакансиях на корпоративном портале, поддерживая социальную сеть для дней рождения и событий.
После запуска портала отслеживайте ключевые показатели и метрики использования — активность в разделах портала, скорость поиска информации новыми сотрудниками, популярность контента среди команды и получение обратной связи от пользователей через системы опросов и голосований.
Проводите улучшение портала каждый месяц на основе обратной связи от сотрудников, добавляйте актуальные и необходимые обучающие материалы в разделы портала и совершенствуйте навигацию, управление контентом и улучшение внутренней коммуникации, чтобы портал становился все более полезным и эффективным инструментом для внедрения портала, управления информацией, документами, автоматизации процессов и автоматизации бизнеса, укрепления внутренних коммуникаций во всей компании и достижения стратегических целей организации.